Begin bij herhaling, niet bij ergernis
Het proces waar mensen het hardst over klagen, is zelden het proces met de grootste winst. Tel eerst: hoe vaak gebeurt de handeling, hoeveel minuten kost hij, en hoeveel mensen doen hem?
Kennisartikel · Automatisering
Welke processen automatiseert je eerst?
Bijna elke organisatie heeft een lijst met automatiseringsideeën. Het probleem is niet het bedenken, maar het kiezen. Dit is de methode die wij gebruiken.
Automatisering2 min lezenDoor askmonkey
Vier criteria om op te scoren
Zet je kandidaten naast elkaar en scoor ze. Wat bovenaan eindigt, is meestal minder spectaculair dan verwacht, en levert meer op.
- Frequentie: hoe vaak per week gebeurt het?
- Voorspelbaarheid: zijn de regels uit te schrijven, of vraagt het steeds een oordeel?
- Foutgevoeligheid: wat kost een fout in tijd, geld of vertrouwen?
- Systeemtoegang: kunnen we de betrokken systemen benaderen?
Wat je beter níét automatiseert
Een proces dat elke maand verandert, repareert je eerst. Bij handelingen die om echte beoordeling vragen, automatiseert je de voorbereiding en laat je het besluit bij een mens. Een proces dat niet zou moeten bestaan, schrapt je beter dan versnellen.
Zorg dat de eerste workflow zichtbaar is
Kies iets waarvan collega's het resultaat merken. Die zichtbaarheid bepaalt of de rest van de lijst er ooit komt.
Bouw beheer meteen mee
Elke workflow heeft een eigenaar, een logboek en een foutmelding nodig. Spreek ook af hoe je meet of het werkt.
FAQ
Veelgestelde vragen
- Moeten we alles in één keer aanpakken?
- Nee. Eén werkende workflow is meer waard dan tien half afgemaakte. Breid uit op basis van wat je meet.
- Wat als een proces per klant anders loopt?
- Automatiseer het gedeelde deel en laat afwijkingen naar een medewerker gaan. Vaak is tachtig procent identiek.
Benieuwd wat dit voor je oplevert?
In een kennismaking van een half uur brengen we je systemen en knelpunten in kaart. Daarna weet je wat er mogelijk is en wat het kost.
Plan een kennismakingMeer over automatisering
- AI in je workflows: waar het wél werkt en waar niet
Voorbij de hype: welke taken in een bedrijfsproces zich lenen voor AI, hoe je het inbouwt met een mens als controle en welke afspraken je vooraf maakt over data.
- Documenten en versies onder controle: van netwerkschijf naar vindbaar archief
Hoe je van mappenstructuren en 'definitief_v3' naar documenten gaat die vindbaar, actueel en gekoppeld zijn aan je processen, zonder dat niemand meer iets terugvindt.
- De digitale collega: wat het is en welk werk het overneemt
Een digitale collega neemt terugkerend werk over: post uitlezen, gegevens overzetten, controleren en doorzetten. Wat het wel en niet is, waar je begint en hoe je de grenzen bewaakt.