Naar hoofdinhoud
askmonkey.nl

Kennisartikel · Automatisering

De digitale collega

Een digitale collega is geen robot en geen chatbot. Het is een stuk software dat een vast omschreven taak uitvoert: gegevens ophalen, controleren, verwerken en doorzetten. Alles wat het doet, staat in het logboek.

Automatisering2 min lezenDoor askmonkey
Plan een kennismakingBekijk cases

Wat een digitale collega precies doet

Denk aan het werk dat elke dag terugkomt en waar niemand vrolijk van wordt. Inkoopfacturen uit de mailbox halen, de regels vergelijken met de bestelling, en bij verschil de inkoper waarschuwen. Orders uit de webshop in het ERP zetten. Een wekelijkse rapportage klaarzetten.

De digitale collega werkt binnen een vaste flow met eigen rechten, net als een medewerker. Hij ziet alleen wat hij nodig heeft en mag alleen doen wat is afgesproken.

  • Post en documenten uitlezen en de gegevens eruit halen
  • Gegevens tussen systemen overzetten en controleren
  • Afwijkingen signaleren en naar de juiste persoon sturen
  • Standaardantwoorden en bevestigingen klaarzetten
  • Terugkerende overzichten opbouwen en versturen

Waarin het verschilt van een gewone koppeling

Een koppeling verplaatst gegevens volgens vaste regels. Dat werkt prima zolang de invoer voorspelbaar is.

Een digitale collega kan ook om met rommelige invoer: een pdf met een andere indeling, een omschrijving die niet exact matcht, een bedrag dat net afwijkt. Hij doet een voorstel en legt uit waarop dat gebaseerd is.

Waar hij twijfelt, stopt hij. Dan komt de taak bij een mens terecht, met de gevonden gegevens er al bij.

Waar je begint

Begin bij werk met veel volume, weinig uitzonderingen en een duidelijke uitkomst. Dat levert snel resultaat op en is makkelijk te controleren.

  • Kies één taak, niet een heel proces
  • Laat de digitale collega eerst meekijken zonder te boeken
  • Vergelijk zijn voorstellen een paar weken met het handwerk
  • Zet daarna alleen de zekere gevallen automatisch door
  • Houd de twijfelgevallen bij een mens, dat blijft zo

Grenzen en toezicht

Een digitale collega krijgt grenzen mee: tot welk bedrag, welke leveranciers, welke systemen. Boven die grens gaat het naar een goedkeurder.

Elke stap wordt vastgelegd: wat kwam binnen, wat is besloten, waarom en wanneer. Dat is nodig voor je eigen controle en bij een audit.

Wij zetten een digitale collega altijd in met een mens erbij op de beslissende stap.

FAQ

Veelgestelde vragen

Vervangt een digitale collega een medewerker?
In de praktijk neemt hij taken over, geen functies. Het invoer- en controlewerk verdwijnt, de beoordeling en het klantcontact blijven bij mensen.
Wat als hij een fout maakt?
Alles is herleidbaar en terug te draaien, en boven een ingestelde grens gebeurt er niets zonder goedkeuring. Fouten leiden tot een aangescherpte regel, niet tot een zoektocht.
Blijven onze gegevens binnen Europa?
Ja. Verwerking en opslag lopen via omgevingen in de EU en je bepaalt welke gegevens een digitale collega mag zien.

Benieuwd wat dit voor je oplevert?

In een kennismaking van een half uur brengen we je systemen en knelpunten in kaart. Daarna weet je wat er mogelijk is en wat het kost.

Plan een kennismaking

Lees verder

Meer over automatisering

← Terug naar kennisbank